Certified Test Administrator Services

CTAS – Die zertifizierten Testzentren von ETS

Das Ziel von ETS: Jeder soll eine faire Chance auf Bildung haben.

CTAS führen im Auftrag von ETS internetbasierte Tests durch, anhand derer die Testkandidaten Sprach- und Leistungsnachweise erbringen.

ETS stellt sicher, dass alle Kandidaten unter gleichen und fairen Voraussetzungen geprüft werden. Als weltweit führender Anbieter von Bewertungs- und Lernlösungen für den Bildungsbereich entwickelt, gestaltet und verbessert ETS seine Testverfahren kontinuierlich.

Im Zuge eines unverbindlichen Bewerbungsverfahrens evaluiert das Team von ETS die Hardware, Software sowie personellen und räumlichen Voraussetzungen der CTAS, um höchste Qualitäts- und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Als CTAS profitieren Sie von der Zusammenarbeit mit ETS in vielerlei Hinsicht:

  • Sie können beispielsweise als Hochschule Ihr Angebot, um eine anerkannte Zertifizierung erweitern. Der TOEFL iBT® Test ist weltweit als Leistungsnachweis für die englische Sprache auf akademischem Niveau anerkannt und favorisiert.
  • Als Sprachzentrum können Sie so neue Kandidaten anziehen und ihnen einen umfassenden Service anbieten.
  • Als Sprachschule können Sie Ihren Lernenden das Mittel an die Hand geben, die erlernten Kenntnisse in einem zertifizierten Test unter Beweis zu stellen.
  • Sie profitieren von unserem ETS-Netzwerk. Als führender globaler Anbieter von Tests und Zertifizierungen unterstützt ETS Sie bei Ihren Prozessen und hilft Ihnen dabei, nationale und internationale Testkandidaten anzusprechen.
  • Sie werden dank der genauen Prüfung durch ETS für höchste Sicherheit und Qualität hinsichtlich der Testdurchführung zertifiziert.
  • Gerne können Sie zudem auf die Marketingressourcen von ETS zurückgreifen.

In mehr als 150 Ländern fungieren unsere zertifizierten Testzentren als Prüfstellen für hochwertige, anspruchsvolle Abwicklung die Prüfungsadministration.

Technische Anforderungen

PC des Administrators PC der Kandidaten

Ein separater Arbeitsplatz, abseits von den Testkandidaten. Dieser sollte ausschließlich für den Testadministrator zugänglich und mit Tastatur sowie Maus ausgestattet sein.

Webcam: Logitech® C270, C210, C170 oder Microsoft VX800, um die Kandidaten-Profilfotos erfassen zu können.

Headset: Für die Aufnahme der Sprachproben der Kandidaten, siehe Kandidaten-Arbeitsplatz.

Für jeden Test-Kandidaten ist ein eigener Arbeitsplatz/Computer bereitzustellen. Dieser benötigt folgende Ausstattung:

Maus und Tastatur: Standardisierte Ausführung für den Gebrauch in englischer Sprache (QWERTY).

Headset: KOSS® SB45-Headsets für die Sprachaufnahmen/Audioeinspielungen (wird von ETS zur Verfügung gestellt).

Hardware-Anforderungen an die Arbeitsplätze:

Mindestanforderungen
Prozessor: Benchmark 4000, siehe Passmark CPU Benchmark-Werte
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB
Festplattenspeicher: mind. 2 GB freier Speicher
Grafikkarte: mind. Auflösung 1024 x 768, mit 32-Bit-Farbtiefe / 65.536 Farben
Monitor: Breitbildmonitore müssen ein Seitenverhältnis von 4:3 unterstützen
Bildschirmgröße: LCD-/LED-Monitor mit mind. 15 Zoll oder größer
Soundkarte: Abtastrate von 44,1 kHz (oder besser)

Anforderungen an Cache Proxy (oder IAS Local Server) Computer:

Gültig für bis zu 40 Testteilnehmer innerhalb einer Sitzung. Mindestanforderungen:
Prozessor: Benchmark 4000
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB
Festplattenspeicher: mind. 5 GB

Anforderungen an das Betriebssystem der Arbeitsplätze:

Betriebssystem: Windows 8.1 (32-bit und 64-bit) oder 10 (32-bit und 64-bit) Apple Mac® und Apple iMac® werden nicht unterstützt. Microsoft® Server-Betriebssystem und Linux® werden nicht unterstützt.
Browser: Microsoft Internet Explorer® (IE) v10, v11 oder Edge sind zu verwenden.

Weitere detaillierte Informationen zu technischen Anforderungen und der Konfiguration finden Sie auch hier.

Anforderungen an die Räumlichkeiten

Für einen standardisierten Prüfungsablauf sind entsprechende Sicherheitsvorkehrungen und -voraussetzungen notwendig. Um einheitliche Qualitätsstandards zu gewährleisten, müssen die Räumlichkeiten einige Mindestanforderungen erfüllen.

Lokalität:

  • Beschilderung, sodass die Einrichtung als Testzentrum ersichtlich ist.
  • Barrierefreie Zugangsmöglichkeiten.
  • Einfache Auffindbarkeit (Wegweiser und Beschriftungen im Gebäude sollten den Weg direkt zu den Testräumen zeigen).
  • Toiletten in unmittelbarer Nähe, sodass die Testkandidaten die Räumlichkeit nicht verlassen müssen.
  • Schließfächer oder ein abschließbarer Raum (um Wertgegenstände und Taschen zu sichern).

Pausenraum:

  • Separater Raum für die 10-minütige Pause, der zu beaufsichtigen ist.
  • Wanduhr (da Schmuck und Armbanduhren während der Prüfung nicht zugelassen sind).

Check-in-Bereich:

  • Möglichst in unmittelbarer Umgebung des Testraums, sodass die Identität der Kandidaten sichergestellt ist.
  • Abgetrennter Bereich, sodass Testkandidaten nicht gestört werden.
  • Check-in ist notwendig bei Registrierung aller Teilnehmer sowie beim Verlassen und Wiedereintritt in den Testbereich.
  • Muss mit Administrator-PC ausgestattet sein, um die Identität der Kandidaten zu prüfen und diese für ihre Plätze einzubuchen/den Test zu aktivieren.
  • Telefon sollte bereitstehen, um den ETS Global Helpdesk bei eventuellen Schwierigkeiten zu kontaktieren.

Test-Räumlichkeiten:

  • Voll eingerichteter PC-Arbeitsplatz (technische Anforderungen wie bereits beschrieben – PC, Monitor, Maus, Tastatur, Headset).
  • Ausreichend große Tischfläche (mind. 30 x 38 cm auf beiden Seiten) als Schreibfläche.
  • Gehörschutz, Papier, Bleistift, Taschentücher (da Testkandidaten keine Gegenstände mit in den Raum hineinnehmen dürfen).
  • Bequeme Stühle mit Rückenlehne.

Weitere Informationen zu den Anforderungen an die Räumlichkeiten für CTAS finden Sie hier.

 

Anforderungen an das Personal

Test Center Administrator (TCA) – Hauptverantwortlicher

Jedes Testzentrum muss einen Hauptverantwortlichen, einen zertifizierten Ansprechpartner, der als TCA fungiert. Bestenfalls gibt es einen weiteren TCA als Vertretung. Diese Personen müssen folgende Fähigkeiten mitbringen bzw. folgende Aufgaben übernehmen:

  • Gute Englischkenntnisse, um mit ETS und/oder internationalen Kandidaten kommunizieren zu können.
  • Testkapazitäten bei ETS buchen, um Belegung/Verfügbarkeit zu garantieren.
  • Vor der Testdurchführung Technik, Abläufe und Räumlichkeiten auf Bereitschaft prüfen.
  • Check-in-Testszenario am PC durchspielen.
  • Qualitätsprüfung der Technik (Headsets etc.).
  • Sicherheit des Testcenters überprüfen.
  • Erstellung von Protokollen, falls nötig, etwa bei technischen Problemen oder Unregelmäßigkeiten.
  • Koordinierung der Proctors.

Proctor – Prüfungsaufsicht

Jedes CTAS benötigt Prüfungspersonal, das geschult ist, um die Tests beaufsichtigen zu können. Folgende Fähigkeiten oder Aufgaben sind notwendig:

  • Volljährigkeit, Abschluss des Proctor-Trainings.
  • Gute Englischkenntnisse, um mit den internationalen Testkandidaten kommunizieren zu können.
  • TCAs bei der Administration, bei den Bereitschaftsprüfungen und Sicherheitschecks unterstützen.
  • Check-in durchführen, Testkandidaten zu ihrem Platz führen, Tests initiieren.
  • Tests gewissenhaft beaufsichtigen; stichprobenartig Identität verifizieren.
  • Testkandidaten begleiten (bei Bedarf Papier bereitstellen oder zur Toilette eskortieren).
  • Beaufsichtigung des Pausenraums, Aushändigen der Wertgegenstände.
  • Meldung und Protokoll führen über etwaige Unregelmäßigkeiten.

Personalbelegung

Je nach Kapazität sollte folgende Anzahl an Mitarbeitern bereitstehen:

  • 1-25 Teilnehmer: Zwei Mitarbeiter (ein TCA und ein Proctor).
  • 1-40 Teilnehmer: Drei Mitarbeiter (ein TCA sowie zwei Proctors).

Test Administration

Ihre Aufwendungen beschränken sich darauf, die Mindestanforderungen zu erfüllen. Zudem müssen Sie Zeit für die Schulungen bzw. Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter einplanen.

Für jeden durchgeführten Test erhalten Sie von ETS eine Entschädigung, deren Höhe individuell berechnet wird. Da die Personalkosten einen großen Teil der Aufwendungen ausmachen, ist eine individuelle Evaluierung der notwendigen Kräfte und Arbeitsstunden empfehlenswert.

Zwei Optionen für Testadministrationen

  1. Gruppenregistrierungen (Bulk Registrations)

Es handelt sich hierbei um eine Reservierung (60 Tage vor dem Testtag) für eine spezifische Anzahl von Teilnehmern innerhalb eines definierten Zeitraums in einer bestimmten Region/einem Testcenter. Die Kandidaten erhalten per E-Mail einen Registrierungscode, um sich innerhalb eines verbindlichen Zeitraums anzumelden. Die Teilnehmer werden dann passenden CTAS zugeordnet.

Die Zeiträume sind strikt einzuhalten. Wenn verbleibende Kapazitäten nicht bis 30 Tage vor dem Testtag gebucht worden sind, werden diese für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

  1. Öffentlich (Public)

Zweimal jährlich stellt ETS Fragebögen zur Verfügung, um verbindliche Testtage und mögliche Kapazitäten abzufragen. Diese Informationen werden anschließend öffentlich bereitgestellt. Öffentliche Testanmeldungen sind allerdings vom aktuellen Bedarf und saisonal abhängig, sodass ETS nicht immer alle verfügbaren Testtage zusagen kann. ETS stellt aber sicher, dass jedes CTAS den TOEFL iBT® Test mindestens zweimal monatlich durchführen kann.

TOEFL iBT ® Test-Vorbereitung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, sich auf den TOEFL-Test vorzubereiten. ETS stellt Ihnen einige vor.

Kostenloser TOEFL® Online Course (MOOC) auf der edX ®-Plattform

Dieser Kurs stammt von den Entwicklern des TOEFL-Tests und gibt einen detaillierten Einblick in das Testverfahren und ist damit gut zur Vorbereitung geeignet.

Kostenloser TOEFL iBT ® Praxistest

Dieser umfasst neben interaktiven Aufgaben und Fragen die dazugehörigen Antworten für das Lesen und Hören aber auch Beispielantworten auf Fragen zum Sprechen und Schreiben.

Kostenloser TOEFL iBT ® Testvorbereitungsplaner (PDF)

Dieser umfasst einen achtwöchigen Plan, der Kandidaten dabei hilft, sich wöchentliche Übungsziele zu setzen.

Offizielle TOEFL® App TOEFL Go!®

Diese App ist perfekt für die mobile Testvorbereitung. Sie ist kostenlos, verfügt allerdings über optionale In-App-Käufe, wodurch sich der Fragenkatalog zusätzlich erweitern lässt.

Kostenlose TOEFL iBT ® Test Vorbereitung mit Amazon Alexa®

Sie können über Alexa den TOEFL®-Assistenten öffnen. Dieser umfasst ein Quiz, mit dem sich das englische Vokabular auffrischen lässt – sowie umfassende Frage- und Antwortoptionen.

Unter folgendem Link sind zusätzliche Materialien und Online-Ressourcen abrufbar.

Hinweis: Obwohl der TOEFL iBT ® Test verkürzt wurde, können Sie ältere Versionen für die TOEFL iBT® Test-Vorbereitung nutzen. Die Art der Sprache und die Teststruktur haben sich nicht geändert.

TOEFL iBT ® Test Nachteilsausgleich

Bitte registrieren Sie Ihr TOEFL iBT ® Profil online. Wichtig! Bitte buchen Sie einen TOEFL iBT ® Test erst nachdem Ihr Nachteilsausgleich bewilligt worden ist!

Wählen Sie  in Ihrem Online Profil die Option „Accomodation Application Status/New Request”. Um Ihren Anspruch auf Nachteilsausgleich geltend  zu machen, benötigt ETS einen Nachweis einer gesundheitlichen Beeinträchtigung und/oder einer festgestellten Behinderung, die beglaubigt ist.

  • Atteste von Fachärzten, ggf. von approbierten Psychotherapeuten

Diese Atteste sollten Auskunft darüber geben, in welcher Weise sich die Benachteiligung auf das Testverfahren auswirkt. Weitere Dokumente für den Antrag könnten sein:

  • Schwerbehindertenausweis bzw. Feststellungsbescheid des Versorgungsamtes
  • Stellungnahme der Hochschule oder des Behindertenbeauftragten der Hochschule
  • Behandlungsberichte von Krankenhaus- oder Reha-Aufenthalten mit Verlaufsprognose
  • Stellungnahmen von Reha-Trägern oder Bewilligungsbescheide der Eingliederungshilfe

Alle Dokumente sollten nicht älter als fünf Jahre (bei chronischen, episodischen oder psychischen Erkrankungen nicht älter als ein Jahr) sein und in englischer Sprache (bzw. professionell übersetzt) vorhanden sein und unterschrieben mit vollständiger professioneller Signatur des Gutachters eingereicht werden.

Darüber hinaus gibt es folgende Formulare:

  • Das ETS Anmeldeformular (wenn nicht über das TOEFL®-Programm-Online-Profil erfolgt)
  • Das ETS „Supplement Bulletin“ zur Beantragung der nötigen Maßnahmen

Die Bewilligung eines Nachteilsausgleichs wird nach sorgfältiger Evaluierung von Fall zu Fall entschieden. Weitere Dokumente könnten verlangt werden, so kann der Vorgang 3-6 Wochen in Anspruch nehmen. Eine angemessene Testumgebung zur Verfügung zu stellen, kann weitere 3-6 Wochen dauern. Daher empfiehlt ETS Ihnen, den Antrag rechtzeitig zu stellen, um Ihre  Abgabefristen einhalten zu können.

Hinweis: Aus Datenschutzgründen übersenden Sie Ihre Unterlagen innerhalb des TOEFL® Online-Profils, ansonsten versehen Sie die Daten bitte erst mit einem Passwort, bevor Sie diese per Email verschicken.

Weitere Informationen zum Thema Nachteilsausgleich, Dokumentation und Evaluierung entnehmen Sie bitte folgendem Link.

FAQs – häufig gestellte Fragen

Gibt es weitere Auswahlkriterien, die in meine Bewerbung einfließen?

Ja! ETS überprüft intern, wie viel Bedarf es in Ihrer Region noch gibt bzw. wie viele freie Kapazitäten vorhanden sind. Allerdings müssen immer genug Kapazitäten als Back-up vorhanden sein, sodass die infrastrukturelle Einbindung immer berücksichtigt wird. Dabei handelt es sich um einen dynamischen Prozess sowie eine individuelle Prüfung. Dies sollte Sie daher nicht von einer Bewerbung abhalten.

Wie lange dauert es von der Bewerbung bis zur CTAS-Zertifizierung?

Das hängt von den örtlichen Gegebenheiten ab (u. a. Hardware, Software, Lokalität, personelle Voraussetzungen), weil ETS jeden einzelnen Bereich separat prüft. Wichtig ist eine schnelle Reaktionszeit des Bewerbers, da ETS Ihre Unterstützung für den Prozess benötigt, etwa, um Fotos von den Testörtlichkeiten möglichst zeitnah zuzuschicken. Im letzten Schritt führt ETS technische Systemchecks durch. Die Zeit ist daher individuell.  In der Regel nimmt der Prozess sechs Wochen bis mehrere Monate in Anspruch.

Wer ist Prometric® und inwieweit ist diese Firma für die CTAS relevant?

Der Vertrag besteht zwischen den CTAS und ETS. Prometric® unterstützt die operativen und technischen Abläufe der Tests. Bei Prometric handelt es sich um einen führenden Anbieter von Online-Test- und Bewertungslösungen für Lizenz und Zertifizierungen, akademische Institutionen und Regierungsbehörden (etwa das European Personell Selection Office, EPSO, der Europäischen Union).

Wie viele Testplätze sollte ein CTAS mindestens haben?

Die meisten der ETS Testzentren stellen 15 Teststationen pro Raum zur Verfügung. So erreichen sie eine Mindestbelegung und eine gute Auslastung.

Wie schule ich mein Personal als TCA/Proctor?

Die TCA führen Schulungsmodule im eigenen Tempo durch – das sollte nicht länger als 45-60 Minuten dauern. Sie müssen am Ende der Module die Zertifizierungsprüfung bestehen, um die Zugangsdaten zu erhalten und den TOEFL iBT® Test durchführen zu können. Die Rezertifizierung erfolgt in der Regel alle zwei Jahre. 

Die Proctors müssen die E-Learning-Schulung für „Proctors“ nutzen, die ebenfalls im Selbststudium zu absolvieren ist und in etwa denselben Zeitaufwand (45-60 Minuten) erfordert. Diese ist aber nicht zum Bestehen der Zertifizierung erforderlich. ETS empfiehlt allerdings, Proctors alle zwei Jahre neu zu schulen, um sicherzustellen, dass die Qualitäts- und Sicherheitsmaßnahmen immer auf dem neuesten Stand sind.

Wichtige Kontakte:

Alle Fragen rund über Testzentren können Sie gerne an unser CTAS-Team senden. Dafür haben wir einen Kollegen, der für Europa zuständig ist. Herr Beto Sedran hilft Ihnen gerne bei all Ihren Fragen weiter. 

Mr. Beto Sedran

Mr. Beto Sedran

Capacity Management & Field Coordinator EMEA
ETS Global B.V. – Amsterdam

Die primär registrierten und zertifizierten Test Center Administratoren sollten den Zugang für ihre Mitarbeiter per E-Mail an TCACert@ets.org beantragen und dort den Namen, die Zuständigkeit, die E-Mail-Adresse und den Website-Code angeben. 

Für technische Anfragen empfehlen wir, eine E-Mail an toeflibttech@ets.org zu senden (mit CTAS@ets.org in CC). Diese Nachricht sollte den Namen des Testzentrums, die STN-Nummer und die Art der technischen Anfrage beinhalten. 

Weitere Kontakte sind für registrierte CTAS-Mitglieder über eine spezifische Plattform zugänglich.

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